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Excel会计实用计算操作技巧汇总

编辑:10bet

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      会计工作中离不开excel电子表格App,它不仅具有数据输入、输出、显示、分类、统计、查询等数据处理的基本功能,还具有强大的数据分析功能与程序实行自动化功能,为会计人员的工作提供了许多便利。数据透视表是Excel众多重要功能中非常实用的一项高级数据处理功能,可以说是Excel的精髓之一。下面详解在数据透视表中的计算方法。

  一、多种汇总方式--有11种汇总方式

  1.透视表中大家可以对字段进行多种汇总方式?比如:求和、计数、平均值、最大值、最小值乘积、数值计数、标准偏差、总体标准方差、方差、总体方差。

  具体操作如下:

  选中相关字段名--单击右键--“字段设置”--“数据透视表字段”对话框--“汇总方式”下拉列表选某种汇总方式》确定。

  2.要对同一字段使用N种汇总方式,需要将此字段拖动N次到数据区(即同一字段可以多次使用)。再将此字段拖动到列字段。并选择不同的汇总方式即可。

  3.如何更改数据透视表默认的汇总方式:

  a.手动:右键一个个更改;

  b.如数据透视表因为空格的原因而对数字使用计数汇总方式,则需将数据源中的空格填充为0;

  如果“数据透视表字段”中的汇总方式还不能满足要求,则需要使用自定义显示方式来选择更多的计算方式。

  二、自定义显示方式--有9种显示方式

  在数据透视表内有9种显示方式。它们是:普通、差异、百分比、差异百分比、按某一字段汇总、占同行数据总和的百分比、占同列数据总和的百分比、占总和的百分比、指数

  a.普通:数据区域字段按默认的方式计算;

  b.差异:数据区域字段与指定的基本字段和基本项的差值;

  c.百分比:数据区域显示为基本字段和基本项的百分比;

  d.差异百分比:数据区域字段显示为与基本字段性的差异百分比;

  e.按某一字段汇总:数据区域字段显示为基本字段项的汇总。利用插入字段排名,公式=1,字段选项—数值显示方式—按某一字段汇总—按员工姓名,可达到排名效果。也可以利用此字段,显示会计帐簿的余额栏

  f.占同行数据总和的百分比:数据区域字段显示为每个数据项占该行所有项总和的百分比;

  g.占同列数据总和的百分比:数据区域字段显示为每个数据项占该列所有项总和的百分比;

  h.占总和的百分比:数据区域字段显示为每个数据项占所有项总和的百分比;

  i.指数:使用公式:((单元格的值)*(总体汇总之和))/((行汇总)*(列汇总))。

  如何修改或删除自定义数据显示方式,修改:在“数据显示方式”下拉列表中选择其他的数据显示方式。删除:在“数据显示方式”下拉列表中选择“普通”,就回到原始数据的显示状态。

  三、添加计算字段或计算项进行数据分析

  添加计算字段:通过对已有的字段进行计算得到新的字段;添加名次字段,设置“公式=1”。然后通过自定义显示方式的调整:字段设置—按某一字段汇总,基本字段选“员工姓名”,从而列出要求的排序。

  添加计算项:在某一个字段下进行不同项之间的运算来得到新的数据项。

  添加计算项时,“在”费用属性“中插入计算字段”,翻译得不够准确,应是“在”费用属性“中插入计算项”。

  四、对数据透视表中进行计算时经常遇到的3个问题进行分析

  1.为什么在计算字段中使用了match等函数却得不到计算结果呢?

  原因:在数据透视表计算字段中只能使用简单的函数运算(如:SUM,IF,TEXT? AND? NOT? OR? COUNT? AVERAGE)? 这是因为数据透视表的计算是在透视表的缓存中进行的,因此不能使用函数对单元格引用或定义名称等。

  2.为什么添加了由“单价”*“数量”得到总金额字段后?其合计数计算不正确呢?

  原因:在数据透视表总计结果总是先进行求和再进行其他运算,因此在计算总金额时,是先将“单价”和“数量”分别求和(即使字段的汇总方式选择为平均值也是一样以求和结果来进行计算)再进行乘积的运算,因此计算结果就会产生错误。

  3.为什么我的数据透视表不能进行行总计呢?

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